【大学生向け】５月の一大イベント〜新歓合宿〜
【大学生向け】５月の一大イベント〜新歓合宿〜
サークル運営における最初の大きなイベント
新歓合宿といえば新入生がサークルの雰囲気を知ったり、先輩と仲良くなるためのイベントです。
一般的にはゴールデンウィーク中か、遅くとも５月中に行われます。
日中はスポーツの練習や演奏といったそれぞれのサークル活動を行い、夜は飲み会などで交流を図利、新入生にそのサークルの「カラー」を知ってもらうことができます。
サークルの代表、合宿の幹事を任された人は宿泊施設の手配やスケジュールの調整、予算計画などやるべきことが多くとても大変な思いをしているのではないでしょうか。
もちろん、移動手段の検討も必要です。
行き先は毎年同じ場所、というサークルが少なくありませんが、幹事の段取りについては十分に引き継ぎができておらず、困り果てて手探りで進めている学生さんを毎年たくさんお手伝いさせてもらっています。
合宿の移動に貸切バスをお勧めする理由
大学生の皆さんがサークル合宿の移動で貸切バスを使うメリットは大きく分けて
３つあります。
【コストが抑えられる】
限られた予算の中で合宿施設の手配や飲食費、そして交通費を割り振らないといけない幹事さんが真っ先に削減を考えるのが交通費です。
貸切バスは１台丸ごとで料金が発生するので、参加者が増えれば頭割りした際の一人当たりが負担するコストが下がります。
例えば都内の品川に集合して、新幹線と在来線を乗り継いで山中湖畔にある合宿施設へ往復すると一人当たりの費用はおおよそ９０００円程度が必要となります。
参加者が２０名の場合、９０００×２０＝１８００００円が交通費となります。
同じ行程で、２７名乗りの中型バスをすると、有料道路料金などを含めてもこれより割安で往復することが可能です。さらにバスの定員内で参加者が増えればさらに一人当たりのコストは安くなります。
移動に要する時間も仮に道中１回程度のトイレ休憩を含めたとしても電車移動と同じ程度で到着できるのでとっても効率的ですね。
【移動時間を有効活用できる】
貸切バスならば集合場所に全員が集まって、そのままバスの乗ったら目的地まで
みんな一緒に移動ができます。公共の交通機関を利用する場合、全員が一つの車両や、同じ電車に乗れるとは限りません。
乗り換えや乗り継ぎのたびに全員が揃っているか、グループがばらけていないかを幹事さんは確認しないといけません。誰かがはぐれたりしたら、待つ時間が大きなロスになってしまい予定通りに進まなくなってしまいます。
貸切バスならそんな心配はいりません。全員が同じ空間に揃って移動ができるので、幹事さんの負担は劇的に軽くなりますね。
また車内でゲームや会話をすることで到着までにお互いのことをよりよく知ることができたり、車内のマイクを使ってサークルのこと、合宿の趣旨を説明したりもできます。
スポーツ系のサークルや大きな楽器のある音楽系のサークルの場合、大型バスや中型バスなら荷物をバスのトランクに積み込めることも見逃せないメリットです。
【安全な交通手段】
予算を抑えるために、上級生が自家用車を出し合ったりレンタカーを借りて
自分たちの運転で移動をしようと考える学生さんも少なくありません。
しかし運転に不慣れだったり、普段長距離のドライブをすることがない人が
大勢を乗せてハンドルを握ることはお勧めできません。万が一事故などが起きた場合は、どうしても学校名が出てしまったり責任が取れないことにもなってしまいます。
学校によっては自家用車やレンタカーの使用が禁止されていたり、サークルへの補助金が下りないといったこともあります。貸切バスならプロのドライバーに運転を任せることができるので安心です。
バス会社の安全への取り組みを測る物差しとして日本バス協会の安全評価認定制度があり、認定を受けたセーフティバスなら学校への申請もまず通流でしょう。
参考記事：貸切バスの安全について
混雑期に貸切バスを利用する際の注意点
ここまで読み進めていただいたら、なんとなく貸切バス良さそうだな、と思ってもらえたのではないでしょうか。
実際利用する場合は、見積りを依頼して諸々の条件と睨めっこしながら予約に進んでいくわけですが、まずは新歓合宿を無事成功させるために、いくつか注意点をお伝えしたいと思います。
【早めに問い合わせる】
バスを借りるとき、どこのバス会社でも借りられるというわけではありません。
出発地か目的地のどちらかが営業区域内のバス会社でなければ運行してはいけないというルールがあるからです。
ゴールデンウィークといえばやはり多くの人が旅行に出かけます。貸切バスを利用する団体もとても増えます。レジャーや観光用途だけでなく、みなさん同様にサークル・部活の合宿、企業が新入社員の研修で送迎のために貸切バスをチャーターすることもあるのです。
また、ゴールデンウィークが終わった後も実は混雑が続きます。混み合うゴールデンウィークを避けて、日程をずらすグループも多いからです。５月中旬以降は平日も学校遠足などがあるため、全般混む時期だと言えるでしょう。
この段落の冒頭でお伝えした通り、バス会社には営業区域があるため、皆さんの
地元や目的地付近で季節特有のイベントがある場合はさらに空車を見つけるのが
難しくなります。
直前での手配はどうしても料金が高くなる傾向にありますし、限られた時間の中でやりとりを進めないといけないので幹事さんの負担は計り知れません。
必ず早めに問い合わせをするようにしましょう。
【参加人数が読めない】
とは言え、なかなか早めにバスを予約することができないというサークルも
あるでしょう。
よくある理由として、問い合わせの段階では参加人数が確定しておらずバスの大きさが決められない、というものがあります。
毎年新歓合宿を実施しているサークルなら、例年の実績から大体の参加人数を予想することができますが、新設のサークルや初の取り組みとして合宿を計画しているサークルの場合はそうもいきません。
そんな時は、複数の車種を予約しておくと良いでしょう。人数が増えた時は大型バス、少なければマイクロバスなど勧誘の状況、参加人数によって選択することができます。
これは、仮にバス会社に空車があったとしても、利用日が近づいてから新規で問い合わせをすると見積り額が高くなりやすいため、余裕のある段階で算出された見積りで利用できるというメリットがあるのです。
ただし、複数車種を予約する場合はキャンセル料金が発生するタイミングまでにどちらのバスを利用するかを決めましょう。
仮にどちらかのバスを利用するにしても、もう一方のバスをキャンセル料金が発生するまでにキャンセルしておかなければその分の料金が請求されてしまいます。バス会社や手配会社の担当者と、状況を伝えた上で相談しながら進めていくようにすれば間違いないでしょう。
【バス料金以外にかかる費用や必要な手配を確認しておく】
バス料金とは一般的に、バスの手配そのものにかかる料金・ドライバーの人件費・燃料費という３つが含まれています。
裏を返せばそれ以外の費用は別途発生すると言うことです。主だったものとしては、
- 有料道路（高速道路）料金
- 駐車料金
- （ドライバーの宿泊を伴う場合の）宿泊料金
が挙げられます。
有料道路でかかる料金は、バスの大きさによって異なりますし、道中でバスを待機させる必要がある際の駐車場は幹事さんが自分で手配をしないといけません。
当日や直前でトラブルにならないように前もって何が必要かを確認しておきましょう。参加者から合宿費用を集める時は、こういった料金も全部合わせて一人当たりの費用を算出しておけば当日に高速や駐車料金をみんなから集めなくて済みます。
合宿を成功させよう
貸切バスの良さや、利用する時気をつけること、５月ならではのポイントなど
ご理解いただけたでしょうか。
新歓合宿は新しいメンバーと既存の上級生たちが交流し、一体感を作るとても
大事なイベントで、もしかしたら一年間のサークル活動の良し悪しを決めてしまうようなインパクトがあるかもしれません。
この記事を読んだ幹事のあなたが貸切バスを利用して新歓合宿という大事なイベントを成功させることができるよう、貸切バス.netは最大限のお手伝いをします。不明点やご相談があればお気軽にお問い合わせくださいませ。
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